Planning Service – Fonctionnalités

Qu’est ce que Planning Service ?

Direct Planning Service est un logiciel de planification conçu pour modéliser les plannings orientés “Service” : planning de formation, réservation de salles, réservation de véhicules, etc.

Hautement configurable, il s’adapte à votre métier.  Très intuitif, il vous assiste au quotidien dans la planification.

Les atouts de notre Planning Service

Une interface visuelle configurable

L’interface de Direct Planning Service est particulièrement intuitive. Elle utilise des menus ruban très simples d’emploi.

Toute la planification quant à elle, est réalisée par glisser-déplacer rendant son utilisation accessible. Le temps de prise en main du notre logiciel de planning de service est très court.

De plus, Planning Service utilise de nombreux éléments visuels.
Donnons quelques exemples :

• La coloration des tâches est complètement personnalisable. Elle peut être réalisée en fonction des données du planning (salarié, client, salle, intervenant, etc). Toutes ces données sont par ailleurs configurables selon votre métier.
• Les marqueurs visuels, rectangles colorés entièrement configurables, situés au-dessus ou à l’intérieur d’une tâche ; ils attirent votre attention sur une information importante concernant une tâche ou un rendez-vous.
• Un cadenas permet de voir qu’une tâche est verrouillée et donc non déplaçable.
• Les alertes sur les tâches permettent d’attirer visuellement l’attention sur une information importante.
• Une ligne “à planifier” par ressource recevant les tâches n’ayant pas encore été planifiées. Pratique pour créer une tâche dont on ne sait pas encore à quelle date elle sera planifiée.

Direct Planning Service permet de configurer les données métier dont vous avez besoin pour la planification. Que les tâches soient saisies manuellement ou importées directement depuis votre système d’information, vous trouverez ces données métiers au niveau de chacune des tâches planifiées.

Direct Planning Service propose plusieurs structures de données configurables : les ressources, les entités, les zones configurables de la tâche et les marqueurs.

Les entités : vos données structurées personnalisables

Les entités vous permettent de modéliser des listes de données structurées. Vous pouvez configurer jusqu’à 10 entités.

Exemples d’entités : le client, le motif de réservation, l’intervenant, etc …

Pour chacune de ces entités, on dispose d’un code et d’un libellé, mais également de 10 champs configurables (exemple : pour la fiche client, il est possible de configurer la saisie d’un téléphone, d’un e-mail, etc.).

Bien structurer les entités est fondamental. Ces données joueront un rôle clé dans les recherches de tâches et dans la coloration.

Les zones configurables du détail de tâche

En plus des entités, vous disposez sur la tâche en elle-même de 10 zones configurables. Un pas de plus vers la personnalisation.

Par ailleurs, vous disposez sur chaque tâche d’une zone de notes en texte riche. Dans ces notes, vous pouvez très simplement insérer des liens cliquables vers des documents externes (Word, Excel, PDF, Images, etc.), par exemple : fiche de spécifications, documents  clients, etc.

Personnalisation des affichages

Une fois ces données configurées, vous pourrez également personnaliser finement vos affichages de manière à ce qu’ils reflètent les besoins de votre entreprise.

Ressources et groupement de ressources

Dans Direct Planning Service, vous pourrez configurer la ressource planifiée. La ressource est par exemple :

• Un salarié dont on gère le planning d’activité ou de rendez-vous
• Une salle pour laquelle on gère les réservations
• Un véhicule pour lequel on gère des réservations

Une ressource appartient à un groupement de ressources. Par exemple, un service. Vous décidez de l’ordre d’affichage des ressources à l’écran.

Calendrier de disponibilité par ressource

Afin de décrire les horaires de disponibilité des ressources, vous pourrez spécifier par ressource et par année :

• des horaires de disponibilité généraux via une semaine type annuelle.
• des horaires de disponibilité spécifiques à une semaine donnée.
• des horaires de disponibilité spécifiques à une journée donnée (congé, absence).

Les marqueurs visuels sont la transcription informatique de ce que les responsables de plannings muraux utilisent depuis fort longtemps sur leur tâches cartonnées : une gommette, un coup de feutre fluo, un trombone de couleur, un coin découpé, etc.

Dans Direct Planning Service, les marqueurs sont des indicateurs visuels destinés à attirer l’attention du planificateur sur l’état d’une tâche. Concrètement ce sont des rectangles colorés positionnés au-dessus de la tâche ou à l’intérieur de celle-ci sur sa droite. La couleur et la trame de fond sont configurables en fonction de l’état du marqueur. Vous pouvez configurer jusqu’à 10 marqueurs. Il existe différents types de marqueurs.

Les marqueurs sont des éléments importants de la configuration du planning pour votre métier.

Les différents types de marqueurs

• Les marqueurs simples :
  
  Ils ont uniquement deux états : présent ou absent sur une tâche.
  
  Exemple :
  – Prévoir plateau-repas, pour un planning de réservation de salles
  – Arrivée tardive, pour un planning de réservation de voiture

• Les marqueurs multi-états:
  
  Ils peuvent avoir chacun jusqu’à 5 états. A chaque état est associée une couleur différente. La symbolique des feux tricolores rouge/orange/vert est souvent employée.
  
  Exemple: Statut de la réservation (avec les états : “Réservation non confirmée”, “Réservation confirmée en interne”, “Réservation confirmée client”).
  
  
• Les marqueurs multi-états avec attente de réception d’élément :
  
  Cette extension des marqueurs multi-états est spécifiquement pensée pour des marqueurs où vous indiquez attendre un élément pour le réalisation d’une tâche (Attente de réception d’une maquette ou d’un document d’analyse signé).
  Vous pouvez indiquer une date de réception prévue pour cet élément et être averti par une alerte à cette date, si l’élément n’a pas été réceptionné.
  
  Pour les marqueurs multi-états, vous pouvez personnaliser la fenêtre de saisie des marqueurs en lui ajoutant jusqu’à 10 zones configurables.

Pour un planning service gérant plusieurs dizaines de ressources et s’enrichissant chaque jour de plusieurs dizaines de nouvelles tâches ou rendez-vous, la lisibilité et la facilité de navigation dans le planning sont essentielles.

Aussi Direct Planning Service propose-t-il un ensemble de fonctions pour faciliter le déplacement dans le planning et la modification de celui-ci.

Naviguer dans le planning

• Les échelles de temps
  
  Direct Planning propose 5 échelles de temps qui vous permettent de visualiser à l’écran de une journée à plusieurs semaines. Le niveau de zoom de ces échelles de temps est personnalisable.
  
  
• Défilement à la souris et raccourcis clavier
  
  Pour se déplacer rapidement dans le planning, on utilisera fréquemment le défilement via la molette de la souris et les nombreux raccourcis clavier. Donnons quelques exemples de raccourcis clavier :
  – Se rendre à la date du jour
  – Se déplacer vers la tâche sélectionnée
  
  
• Navigation globale
  
  La navigation globale affiche dans une petite fenêtre une version miniature du planning. Un clic dans cette fenêtre permet une navigation rapide vers une date donnée.
  
  
• Mettre des tâches en évidence
  
  La mise en évidence est une fonction très pratique de Direct Planning Service. Elle permet de mettre en évidence visuellement dans le planning un ensemble de tâches correspondant à un critère donné. Les tâches ne correspondant pas à ce critère seront grisées.
  
  Quelques exemples :
  – Les tâches du même client
  – Les tâches du même intervenant
  – Les tâches en alerte
  
  Il est ensuite possible de naviguer très rapidement entre les tâches mises en évidence. Idéal donc pour naviguer entre les tâches ou rendez-vous d’un même client.

• Filtrer des tâches
  
  Dans le même esprit que la mise en évidence qui grise les tâches ne correspondant pas à un critère, la fonction “Filtrer” permet de les supprimer de l’affichage courant. Ne restent donc plus à l’écran que les tâches correspondant au critère sélectionné.

Modifier le planning : quelques actions courantes

• Reporter une tâche
  
  La fonction “Reporter” est très utile au quotidien. En un clic vous pouvez choisir, par exemple de reporter une tâche ou un rendez-vous, dans 24h00, dans une semaine ou à une date donnée.
  
  
• Dupliquer une tâche
  
  La fonction “Dupliquer” permet de dupliquer facilement un rendez-vous ou une tâche à une date donnée.
  
  
• Changer de ressources
  
  Le changement de ressource est très facile à réaliser dans Direct Planning Service. Vous pouvez simplement déplacer la tâche sur une autre ressource via un glisser-déplacer ou bien modifier la ressource en saisie dans le détail de tâche.
  
  

Dans Direct Planning vous pouvez complètement configurer l’affichage du planning selon vos besoins. Vous pouvez même configurer des modes d’affichages dédiés à des profils utilisateurs.

Par exemple, plutôt que d’afficher une ligne par ressource (les salles à réserver), dans ce mode d’affichage, on affiche ici une ligne par formateur et la coloration est cette fois réalisée en fonction de la salle réservée :

Visuel des tâches configurables

Au travers de différents modes d’affichage, vous pouvez configurer différents aspects visuels pour les tâches du planning.

• Texte et nombre de lignes configurables
  
  Chaque tâche peut contenir de 1 à 5 lignes de texte. Chaque ligne de texte peut contenir jusqu’à 3 données concaténées. Exemple : Nom de l’intervenant, motif de réservation, nom du client, etc.
  Tous ces éléments sont par ailleurs configurables selon votre métier.
  La taille de la police de caractères est également configurable.
  
  
• Méthode de coloration configurable
  
  Vous pouvez colorer les tâches du planning automatiquement en fonction de la ressource ou d’une donnée configurable du planning.
  Sur une tâche comportant 5 lignes de texte, vous pouvez par exemple choisir de colorer spécifiquement la 5ème ligne selon un autre critère.
  
  
• Sélection des marqueurs affichés
  
  Dans Direct Planning, les marqueurs visuels jouent un rôle important. Pour un mode d’affichage donné, vous pouvez choisir de ne pas afficher certains marqueurs. Typiquement pour un mode d’affichage dédié à un intervenant, vous pouvez choisir d’exclure les marqueurs qui ne concernent pas son activité.

Projection configurable

Classiquement un planning service est affiché avec une ligne par ressource, pouvant être regroupées par “groupe de ressource”.

Dans Direct Planning cette “projection” est configurable. Vous pouvez créer différentes vues du planning selon vos besoins.

Par exemple pour un planning de réservation de salles, plutôt que d’afficher le planning avec une ligne par salle, vous pouvez choisir d’afficher une ligne par personne ayant réalisé la réservation.

Échelles de temps configurables

Dans Direct Planning l’utilisateur dispose de 5 échelles de temps qui permettent de visualiser le planning avec différents niveaux de zoom. Via les modes d’affichages, vous pouvez configurer le niveau de zoom de chacune de ces échelles de temps.

• Échelles de temps condensée
  
  La fonction “échelle de temps condensée” permet d’optimiser la visualisation du planning en masquant les périodes non travaillées pour la société. Les samedis et les dimanches peuvent par exemple être masqués si votre société ne travaille pas le week-end. De la même façon le planning peut commencer le matin à 08:00 et terminer le soir à 19:00.

Restriction d’affichage

Comme évoqué en introduction de cette page, Direct Planning autorise la création de modes d’affichages restreignant la visualisation du planning à une sélection de ressources.

De la même façon, il est possible de restreindre l’horizon d’affichage du planning.

Direct Planning vous permet de créer un nombre illimité de listes paramétrables de tâches ou de rendez-vous. Ces listes vous permettent de réaliser des sélections fines sur de nombreux critères.

Les listes paramétrables disposent des caractéristiques suivantes :

– vous pouvez ajouter en colonne toutes les données du détail de tâche.
– vous pouvez mémoriser un critère de sélection pour chacune de ces listes. Exemple : les tâches de tel intervenant, de telle ressource pour la semaine courante, etc.
– vous pouvez nommer et mémoriser une liste dans le planning et spécifier quels sont les utilisateurs habilités à utiliser cette liste.
– chaque liste est exportable vers Microsoft Excel en un clic.
– depuis une liste consultable à l’écran, vous pouvez directement modifier une tâche ou un marqueur.

Afin d’éviter la ressaisie, l’import de données depuis votre système d’information (souvent appelé ERP ou GPAO) est fondamental. En retour il peut également être intéressant de renvoyer à votre système d’information des informations relatives à l’état de la planification.

Import des données en provenance de votre système d’information

Direct Planning dispose d’une interface permettant d’importer des données (entités, tâches, liens entre les tâches) en provenance d’un système d’information (GPAO/ERP). Les tâches viennent ainsi se positionner automatiquement dans le planning sans aucune ressaisie.

Pour réaliser cette interface, votre système d’information devra être capable de créer des fichiers texte au format CSV (séparateur point-virgule) respectant le format d’import Direct Planning.

Export des données du planning vers votre système d’information

A l’inverse lors de chaque sauvegarde du planning, Direct Planning est capable d’exporter les données du planning dans un fichier texte structuré. Ces données pourront ainsi être récupérées et intégrées dans votre système d’information (GPAO/ERP) ou dans Microsoft Excel.

Nous créons automatiquement un fichier texte au format CSV contenant toutes les informations de planification. Libre à une application tierce, comme votre système d’information de venir lire ce fichier pour connaitre l’état actuel de la planification.

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